Kort fortalt
Modulet Faktura under kategorien Aftaler bruges til at oprette, tilpasse og sende fakturaer til virksomhedens kunder. En faktura er en skriftlig opgørelse over de varer eller ydelser, der er leveret, samt det beløb kunden skal betale.
I e‑Regnskab er fakturaen en naturlig forlængelse af det samlede flow fra tilbud og aftale til betaling og bogføring.
Hvad er en faktura i e-Regnskab?
I e‑Regnskab fungerer fakturaen ikke kun som dokumentation for betaling – den udgør også en vigtig del af virksomhedens regnskab og afslutningen på en opgave. Der findes flere typer fakturaer i systemet:
Almindelig faktura: ved levering af varer eller ydelser
Kreditnota: ved fejl, returnering eller justering
Aconto faktura: ved delbetaling undervejs
Procentfakturering: typisk ved stadeopgørelser i længerevarende projekter
Fakturaer kan sendes som PDF eller e-Faktura (EAN/NemHandel), afhængigt af kundetype og krav.
Fakturaens opbygning
En faktura i e‑Regnskab består af flere elementer, der sikrer overblik og overholdelse af lovgivning:
Stamdata: Kundeoplysninger, leveringsadresse, betalingsbetingelser, referencer
Fakturalinjer: Timer, varer, tekstlinjer, procentsatser, grupper eller standardelementer
Økonomisk overblik: Dækningsbidrag, kostpriser og tidligere fakturering
Format og layout: Udformes som PDF og overholder krav i bogføringsloven
Fortegn: Systemet skelner automatisk mellem faktura og kreditnota ud fra beløbets værdi
Fakturahåndtering og typer
Fakturaer i e‑Regnskab oprettes typisk ud fra en afsluttet eller delvist afsluttet aftale. Systemet understøtter forskellige måder at behandle dem på:
Fakturaer der afslutter en opgave
Fakturaer der kun dækker dele af opgaven
Kreditnotaer ved rettelser
Nulfakturaer, hvis opgaven ikke skal faktureres, men registreres som afsluttet
Søgning og overblik
Fakturaer kan søges og sorteres efter forskellige kriterier:
Kunde, fakturanummer eller tilhørende aftale
Dato og faktureringsperiode
Status (fx afsendt, betalt, afvist)
Afsendte fakturaer vises i en samlet oversigt, hvor brugeren også har adgang til historik og status. En grøn markering i oversigten indikerer, at en faktura er betalt.
Praktiske råd
Brug e-Faktura ved offentlige kunder – det er et lovkrav
Vælg standardgrupper og tekstlinjer med omtanke for at sikre ensartethed
Brug økonomioversigten til at få indsigt før fakturering
Kreditnotaer bør dække hele fakturaen for at sikre korrekt opfølgning
Tjek altid leveringsoplysninger og referencer – det øger sandsynligheden for hurtig betaling