Kort fortalt
Modulet Aftaler under kategorien Aftaler er det sted, hvor arbejdet for alvor begynder. Det bruges, når et tilbud er blevet accepteret og omdannet til en egentlig aftale. Modulet samler alt, der vedrører opgaven – fra planlægning og ressourcer til dokumentation, registrering og fakturering.
Kategorien Aftaler dækker det, der i daglig tale kaldes sagsstyring.
Hvad bruges modulet 'Aftaler' til?
En aftale i e‑Regnskab fungerer som virksomhedens centrale styringspunkt for en konkret opgave. Her samles oplysninger om:
Kunden og opgaven
Arbejde og varer, der indgår
Tidspunkt for udførelse
Involverede medarbejdere
Budget, pris og faktureringsmodel
Udvikling og opfølgning undervejs
Aftaler er med andre ord både det praktiske og kontraktlige grundlag for opgaven.
Status og overblik
Aftaler sorteres automatisk i statusgrupper:
Åbne: opgaver i gang
Fremtidige: endnu ikke opstartet
Overskredne: hvor slutdato er passeret
Afsluttede: fuldførte og fakturerede
Arkiverede: gemt til senere brug
Der kan tilføjes kategorier og tags, som gør det lettere at filtrere og skabe overblik – især i større sagsmængder.
Hvad indeholder en aftale?
En aftale kan være enkel eller kompleks – afhængigt af virksomhedens behov. Elementer kan fx være:
-
Tilknyttede medarbejdere og en ansvarlig bruger
-
Budget med forventede timer og økonomi
-
Noter og beskrivelser til intern eller ekstern brug
-
Vedhæftede filer (aftaler, dokumentation, billeder)
-
Kvalitetsskemaer
-
Tidsregistrering og planlagt arbejde
-
Statistik og økonomisk overblik
-
Faktureringsform – fx løbende, aconto eller klippekort
Aftaler kan også kobles til projekter eller opdeles i underaftaler.
Linjer i aftalen
Indholdet i en aftale bygges typisk op af linjer, der repræsenterer:
Timer (arbejdslinjer)
Varer
Tekstbeskrivelser
Elementer fra prisgrupper, grupper eller lager
Budget- eller tilbudsdata
Disse linjer udgør grundlaget for fakturering og opfølgning.
Praktiske råd
Brug tags og kategorier til at skabe struktur
Vælg realistiske start og slutdatoer, for at få præcist overblik
Opret underaftaler ved delopgaver eller ekstraarbejde
Følg op via budget og statistik, det øger økonomisk indsigt
Arkivér aftaler, når de er afsluttet, det skaber orden