Kort fortalt
I modulet Afviste finder du bilag, som en bruger har afvist. Alle brugere med adgang til Afviste funktionen kan se bilagene.
Afvisning anbefales til bilag, som ikke vedrører virksomhedens regnskab.
Hvornår bruges Afviste?
Når du afviser et bilag, flyttes det fra Indbakken til Afviste. Leverandøren får ikke automatisk besked, og e-Regnskab foretager sig ikke yderligere for at afklare sagen. Følg derfor op.
Afvisning bør derfor ikke bruges, fordi du er uenig i en faktura eller afventer en kreditnota. I de tilfælde skal fakturaen blive i Indbakken, mens du selv kontakter leverandøren.
Skal en anden medarbejder godkende bilaget, skal du videresende det til medarbejderen.
Er det samme bilag kommet ind to gange, anbefales det i stedet at slette dubletten.
Hvordan følger du op på afviste bilag?
Har du afvist et bilag, skal du følge op på det eller aftale, hvem der overtager opfølgningen. At andre kan se bilaget, betyder ikke, at de automatisk tager sig af det.
Hvis en afvist faktura alligevel skal godkendes, skal du sende den tilbage til Indbakken.
Har du modtaget en kreditnota til fakturaen, skal begge bilag håndteres. Godkender du kun kreditnotaen og lader fakturaen ligge i Afviste, kan betalingen til leverandøren blive forkert.
Hvorfor er det vigtigt at følge op?
Bilag kan blive overset, hvis ingen følger op. Sørg derfor for, at det er tydeligt, hvem der skal kontakte leverandøren eller tage stilling til bilaget.
Det gælder både afviste bilag, videresendte bilag og bilag, hvor betalingen er tilbageholdt.
Praktiske råd
-
Tjek afviste bilag regelmæssigt for at undgå flaskehalse
-
Husk, at systemet ikke løser tvivl – det gør dialog mellem brugere og leverandører
-
Brug status “afvist” som en pause – ikke en slutdestination
-
Hold din indbakke overskuelig ved også at følge op på bilag med afvigende status