Kort fortalt
Modulet Særlige aftaler under kategorien Aftaler anvendes til opgaver, der enten gentager sig med faste intervaller eller ikke er knyttet til kunder. Modulet indeholder to typer aftaler: periodiske aftaler og interne aftaler. Formålet er at sikre struktur, overblik og automatisering i både tilbagevendende og interne aktiviteter.
Hvad er særlige aftaler?
Særlige aftaler adskiller sig fra almindelige Aftalerved deres funktion og anvendelse. De bruges typisk til:
Automatisk oprettelse og gentagelse af opgaver
Fakturering af faste ydelser
Registrering af ikke-fakturerbar tid og interne ressourcer
Der skelnes mellem to hovedtyper:
Periodiske aftaler
En periodisk aftale oprettes med faste gentagelser – fx ugentligt, månedligt eller kvartalsvist – og bruges til opgaver eller ydelser, der følger en fast rytme.
Typiske anvendelser:
Husleje og abonnementsopkrævninger
Tilbagevendende opgaver
Automatisk oprettelse af fakturakladder
Systematisk opfølgning
Hver gentagelse registreres som en instans, og aftalen kan indeholde de samme informationer som en almindelig aftale – fx kundedata, dokumenter og noter.
Instanserne skabes ud fra:
Gentagelsesinterval
Varighed og evt. slutdato
Indstillinger for automatisk oprettelse og fakturering
Periodiske aftaler bruges både til økonomisk styring og til planlægning af faste handlinger.
Interne aftaler
En intern aftale anvendes til at registrere tid og ressourcer, der ikke er knyttet til kundeprojekter. Det kan fx være:
Interne møder og personaleaktiviteter
Uddannelse og kurser
Vedligehold, oprydning eller administration
Formålet er at skabe gennemsigtighed i tidsforbruget og gøre det muligt at adskille fakturerbar og ikke-fakturerbar aktivitet. Aftalen kan indeholde:
Beskrivelse og kategorisering
Noter og dokumenter
Statistik over registreret tid
Funktionaliteten er forenklet sammenlignet med almindelige aftaler, da fokus primært er registrering og overblik.
Praktiske råd
Brug periodiske aftaler til gentagende ydelser eller opgaver – det minimerer manuel administration
Aktivér automatisk oprettelse, hvis du ønsker faste instanser uden manuelt arbejde
Anvend interne aftaler til at få indblik i virksomhedens ikke-fakturerbare aktiviteter
Hold styr på statistik og log, hvis du ønsker at følge ændringer over tid
Husk, at særlige aftaler har begrænsede funktioner sammenlignet med almindelige aftaler – men de er effektive til deres formål